מערכת ניהול תורמים ומענה טלפוני (IVR)
א בלאט גמרא היא מערכת ניהול תורמים מלאה: תרומות, חובות, אישורי חיוב, תשלומים, משימות, תזכורות, קמפיינים (צנתוקים) ומענה טלפוני אוטומטי (IVR) — כולל זיהוי מתקשרים, הקראת חוב, וגביית תשלום טלפונית.
| פריט | דרישה |
|---|---|
| דפדפן | Chrome, Firefox, Edge (גרסה עדכנית) |
| מכשיר | מחשב נייח או נייד |
| אינטרנט | נדרש תמיד — המערכת פועלת מול שרת מרכזי |
| JavaScript | חייב להיות מופעל בדפדפן |
| תפקיד | הרשאות |
|---|---|
| מנהל (ADMIN) | גישה מלאה: ניהול עובדים, סנכרון אלפון, שליחת קמפיינים, גיבויים ושחזור, כניסות/יציאות (סשנים), יומן ביקורת, כל מה שמזכיר יכול לעשות |
| מזכיר (SECRETARY) | ניהול תורמים/תרומות/חובות/תשלומים/משימות/תזכורות/אישורי חיוב, צפייה בדוחות והיסטוריית פעילות אישית — ללא ניהול עובדים, סנכרון אלפון, או שליחת קמפיינים |
| מסך | מה עושים בו |
|---|---|
| 🏠 דף הבית | סיכום כללי: מספר תורמים, סך חובות, סך תשלומים, תזכורות פתוחות |
| 👤 תורמים | רשימת כל התורמים, חיפוש וסינון (כולל עיר, בית כנסת, תגית, סטטוס), הוספת תורם חדש, ייבוא מאקסל, פעולות מרובות (שינוי סטטוס, ייצוא ל-CSV, שליחת צנתוק לנבחרים), ומספר שורות לעמוד לבחירה (בהגדרות) |
| ⚠️ חובות | כל החובות הפתוחים במערכת |
| ↩️ הודעות לחזרה | הודעות קוליות/בקשות חזרה שהתקבלו מה-IVR, וכן הודעות שנקלטו בדרך אחרת ותועדו ידנית ("➕ הוסף הודעה ידנית") — משויכות אוטומטית לתורם לפי מספר טלפון, עם חמישה סטטוסים לניהול הטיפול (ממתין / בטיפול / טופל / לא רלוונטית / אשפה) — נשמרות ללא הגבלת זמן |
| 📋 משימות | משימות מוקצות לעובדים ומעקב סטטוס |
| 🔔 תזכורות | כל התזכורות האישיות של תורמים, מרוכזות במקום אחד |
| 📊 דוחות | סיכומים כספיים, ביצועי עובדים, דוח לפי תקופה עם סינון חופשי (תאריכים, תורם, עיר, בית כנסת, תגית, סטטוס, פרשה, גיליון, סכום, מטבע), וייצוא לאקסל (ראה למטה) |
| 📅 לוח שנה | תצוגת לוח שנה עברי (עם תאריך לועזי משני) של משימות, תזכורות ותרומות; מדדי לוח (תורמים/תרומות/סכום/משימות/תזכורות/קמפיינים שנשלחו) עם סינון לפי טווח תאריכים חופשי |
| 🕒 יומן מערכת | יומן פעולות נוח לקריאה (לא הרשומה הרשמית/הבלתי-ניתנת-לשינוי — ראו "יומן ביקורת" בהגדרות) |
| 📺 מוניטור IVR | מעקב חי אחרי שיחות IVR נכנסות, זיהוי תורם, ותוצאות תשלום |
| 💳 תשלומי IVR | רשימת כל התשלומים שהתקבלו (IVR וידניים), כולל קבלות |
| ✅ אישור חיובים | יצירת טיוטות חיוב מחובות פתוחים, אישור/ביטול/מחיקה |
| 📣 שיגור הודעות | שליחת קמפיינים (צנתוקים) לפי חוב/תגית/עיר/סינון משולב חופשי/רשימה/ידני, עם תצוגה מקדימה של רשימת הנמענים בפועל (לא רק כמות) לפני שליחה, ואפשרות להשהות/להמשיך/לעצור קמפיין תוך כדי ריצה |
| 📞 טלפון רשת | טלפון תוכנה (softphone) לחיוג יוצא/נכנס, יומן שיחות ואנשי קשר, עם אפשרות לרשום תוצאה והערה לכל שיחה — נפתח בכרטיסייה נפרדת |
| 📒 סנכרון אלפון | ייבוא/סנכרון נתונים ממערכת האלפון (מנהל בלבד) — הן בהעלאת קובץ ידנית והן בסנכרון האוטומטי הממתין לאישור. כאשר מספר טלפון שייך לכמה תורמים קיימים, הסנכרון לא ממזג אוטומטית באף אחת מהדרכים — השורה מסומנת "טעונה החלטה" ומוצג בורר לבחירת התורם הנכון (או יצירת תורם חדש) לפני ביצוע |
| ⚙️ הגדרות | ניהול עובדים, סיסמאות, גיבויים, כניסות/יציאות, ותצורת המערכת (ראה למטה) |
כרטיס תורם בודד (נפתח בלחיצה על תורם מהרשימה) מרכז את כל המידע על תורם ספציפי בלשוניות: פרטים, תרומות, תשלומים, תקשורת, הערות, והיסטוריה (ציר זמן מלא של כל הפעילות סביב אותו תורם).
מתוך כרטיס התורם ניתן:
כל תשלום — מלא, חלקי, או תיקון — יוצר רשומת תשלום אמיתית במערכת (מופיעה במסך "💳 תשלומי IVR", בדוחות, ובציר הזמן של התורם), וניתן לביטול מבוקר דרך מסך עריכת התרומה. אמצעי התשלום כולל אפשרות "מזומן" בכל אחת משלוש הדרכים.
מכרטיס התורם ניתן גם להפיק מכתב לתורם ("📄 הפק מכתב לתורם") — כולל פירוט תרומות, סיכום תשלומים וחוב פתוח. לפני ההפקה בוחרים סוג מכתב (סיכום ודרישת תשלום / תזכורת מכובדת / אישור תרומות), ותמיד מוצגת תצוגה מקדימה מלאה לפני הדפסה/שמירה כ-PDF. קבלה על תשלום ספציפי מופקת בנפרד ממסך "💳 תשלומי IVR".
בלשונית "💳 תשלומים" בכרטיס התורם קיים כפתור "פתח עמוד תשלום נדרים פלוס". לחיצה עליו פותחת בכרטיסייה חדשה את עמוד התשלום המאובטח שכתובתו מוגדרת בהגדרות (⚙️ הגדרות ← "כתובת עמוד תשלום נדרים פלוס") — פרטי כרטיס האשראי מוזנים ומעובדים אצל נדרים פלוס בלבד; המערכת שלנו אינה רואה, מעבדת או שומרת אותם בשום שלב.
בכניסה הראשונה ליום (למחשב/דפדפן) מוצגת התראה מרוכזת עם כל הפריטים הדורשים תשומת לב: משימות להיום ושעבר זמנן, תזכורות, הודעות קוליות חדשות שממתינות לטיפול, תשלומים שנכשלו או לא שויכו לתורם, שיגורי צינתוק וסנכרוני אלפון שנכשלו, ותורמים בחוב חריג (מעל סכום סף שניתן להגדיר בהגדרות). ההתראה נעלמת לאחר קריאה, אך כל אירוע ממשיך להישמר ביומן/במסך הרלוונטי לו.
ממסך 📣 שיגור הודעות ניתן לבחור קהל יעד (לפי תקרת חוב, תגית, עיר, רשימה נבחרת, או מספר בודד לבדיקה), לראות תצוגה מקדימה של הכמות לפני שליחה, ולשגר.
המערכת מבצעת גיבוי אוטומטי יומי בשרת. מנהלים יכולים לצפות ברשימת הגיבויים ולהוריד/להריץ גיבוי ידני נוסף דרך הגדרות ← 🗄️ גיבויי שרת.
אם מספר, סטטוס, או רשימה נראים שגויים:
ניתן לייצא נתונים לקובץ Excel מדף 📊 דוחות:
ניתן לייצא גם ישירות ממסכי תשלומים, משימות, תזכורות, אישורי חיוב ויומן המערכת.
לתמיכה ושאלות פנה למנהל המערכת או למפתח המערכת.